Bei der Arbeit stoßen wir oft auf offizielle Dokumente. Und manchmal passiert es, dass jeder Mitarbeiter zusätzlich zu der Aufgabe, Korrespondenz zu erhalten, es notwendig ist, darauf zu reagieren. Wie schreibe ich einen Geschäftsbrief richtig? Viele Menschen stellen sich täglich dieser Frage. Und das bedeutet, dass es an der Zeit ist, offiziell und kompetent zu schreiben.
Struktur des Geschäftsbriefs
Unabhängig vom Inhalt der offiziellen Korrespondenz gibt es Normen und Anforderungen zum Schreiben. Moderne Technologie ermöglicht es Ihnen, zwei Arten von Briefen zu schreiben – Papier und Elektronik. Sie haben wenige Unterschiede, aber sie haben immer noch ihre eigenen Eigenschaften. Daher betrachten wir beide Optionen.
Erstellung eines Geschäftsbriefs aus
Die Struktur von offiziellen Anrufen sieht ungefähr so aus:
Appellieren. Es ersetzt die Begrüßung in einem Geschäftsbrief und beginnt mit den Worten „Dear (s) …“. Sie befindet sich in der Mitte der Seite und beginnt mit einem Großbuchstaben. Weitere Nuancen Zum Beispiel ist es im Westen üblich, nur mit dem Namen und in Russland mit dem Namen patronymi zu bewerben. Wenn es um das Militär geht, könnte der Gruß so aussehen: „Lieber Genosse Oberst“. Wenn Sie eine offizielle Einladung schreiben, können Sie die Optionen „Meine Damen und Herren“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Geschäftsbrief zu erstellen. Aufhören besser auf dem, das in dem Land angenommen wird, in dem du lebst und in dem Kollektiv, in dem du arbeitest.
Hauptteil. Es besteht aus mehreren Absätzen und enthält die grundlegenden Informationen, die Sie dem Adressaten mitteilen möchten. Dies kann eine Beschreibung der Situation sein, ein Ausdruck Ihrer Meinung, eine Bitte, ein Beileid usw. Es ist auch wichtig, sich an die Regeln der Kommunikation in offiziellen Briefen zu erinnern. Wenn Sie im Auftrag einer Firma, Firma oder Firma schreiben, wird diese Anwendung von der dritten Person der einzigen Person geschrieben (die Firma:
Die Schlussfolgerung. Hier lohnt es sich, die Schlussfolgerungen aus dem oben genannten Hauptteil hinzuzufügen und logische Begründungen zu liefern. Zum Beispiel: „Ich bin mir sicher, dass Sie eine Einschätzung der Situation geben und Ihren Standpunkt darlegen werden.“
Nachschrift. Zusätzliche Ergänzung des Geschäftsbriefs Es wird nicht oft in der offiziellen Korrespondenz verwendet, aber es ist durchaus akzeptabel, wenn Sie nicht wissen, wie man einen Geschäftsbrief abschließt. Postscript kann Informationen enthalten, die indirekt mit dem Betreff des Briefes in Verbindung stehen oder bereits nach dem Schreiben aufgetreten sind. Zum Beispiel: „Morgen um 12:00 wird es ein Treffen von Direktoren geben, die sich diesem Thema widmen.“
Nachdem der Hauptteil geschrieben wurde, ist es wichtig, die Regeln für das Schreiben eines Geschäftsbriefs nicht zu vergessen:
Nach dem Beschluss oder einem Postscript ist es notwendig, die Unterschrift zu setzen, um Ihren Posten, einen Nachnamen, einen Namen und einen Vatersnamen zu spezifizieren. Auch bevor die Unterschrift erlaubt ist, eine höfliche Form: „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“, „In der Hoffnung auf eine produktive Partnerschaft“ usw. Die Unterschrift muss von ihrer Entschlüsselung gefolgt werden. Beispiel: „Mit Respekt, der Leiter der Unternehmensgruppe“ Hellas „Ltd Ivanov VS“.
Wenn die Anwendung Anhänge erfordert, werden sie als separate Seiten verarbeitet.
Geschäftsbriefe sollten auf spezielle Formen geschrieben werden, die mit den offiziellen Dokumenten entsprechen. Auf dem Formular folgende Angaben enthalten müssen: Name, Rechts Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer, Datum und Nummer des Dokuments, wenn es sich um ein Antwortschreiben ist, muss es einen Verweis auf die Nummer und das Datum des Schreibens erhalten, der Empfänger, Titel, Text, Zeichen Anwendungen sein, Unterschrift und Telefon.
Und wie richtig eine geschäftliche E-Mail auszustellen?
Geschäfts-E-Mails müssen dieselben Anforderungen erfüllen. Allerdings gibt es eine Reihe von Nuancen, die berücksichtigt werden sollten, wenn das Schreiben und Senden. Teile eines Geschäftsbriefs im globalen Netzwerk sehen so aus:
„cap“ – Text im Unternehmensstil des Unternehmens;
Gruß;
Einspruch, Beschreibung des Zwecks usw.;
Leb wohl;
Persönliche Unterschrift und Kontakte des Absenders (heute kann sich jeder eine elektronische Signatur erstellen);
Link zur Website und zum Logo des Unternehmens
Außerdem müssen Sie beim Senden die Felder „Betreff“ und „An“ ausfüllen.
Auf diesem Unterschied sind die Briefe von Papier und Elektronik zu Ende. Die Hauptsache ist, dass man in beiden Fällen keine überflüssigen Informationen zulässt und bei der Adressierung des Adressaten auf Taktgefühl achtet. Dann stört Sie die Frage, wie Sie einen Geschäftsbrief schreiben, nicht mehr.
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